Statuts et règlements généraux

ENTÉRINÉS PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF ET PRÉSENTÉS AUX MEMBRES LORS
DE L’ASSEMBLÉE GÉGNÉRALE DU 16 JUIN 2005

AVIS : La forme masculine utilisée dans le document désigne aussi bien le masculin que le féminin.

 

1. PRÉAMBULE
Lors de sa création en 1989, le Centre québécois de coordination sur le sida (CQCS) a dédié deux enveloppes budgétaires distinctes pour la recherche, l’une destinée à la recherche psychosociale et l’autre à la recherche épidémiologique, clinique et fondamentale. Jusqu’en 2002, la recherche psychosociale était sous l’égide du Conseil québécois de la recherche sociale (CQRS). Par la suite, cet organisme a été intégré au Fonds de la recherche sur la société et la culture. Depuis juin 2002, le financement de la recherche psychosociale a été transféré au Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ).
Par ailleurs, dans son plan triennal 1993-1996, le FRSQ a énoncé l'instauration de réseaux thématiques afin de répondre aux objectifs de la politique de santé et bien-être du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS).
Le Réseau SIDA et Maladies Infectieuses s’inscrit dans le cadre de ce programme de financement. Tel que mentionné, il bénéficie d'une enveloppe financière fermée, dédiée au SIDA et aux maladies infectieuses associées, octroyée au FRSQ par le MSSS par le biais du CQCS jusqu’en 2003 puis par les Services de lutte contre les infections transmissibles sexuellement et par le sang (SLITSS). En outre, depuis 1999, le FRSQ verse au Réseau un montant supplémentaire dédié à la recherche sur l’hépatite C et les maladies infectieuses opportunistes ou transmissibles sexuellement reliées au VIH.

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2. RÉSEAU SIDA ET MALADIES INFECTIEUSES
Le Réseau SIDA et Maladies Infectieuses est un regroupement de chercheurs et d’étudiants qui œuvrent au Québec dans la recherche sur le SIDA, l’hépatite C et les maladies infectieuses opportunistes ou transmissibles sexuellement reliées au VIH.

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3. MANDAT
3.1 Réunir des chercheurs œuvrant dans la lutte contre le SIDA, l’hépatite C et les maladies infectieuses opportunistes ou transmissibles sexuellement reliées au VIH, issus de secteurs distincts (sciences psychosociales, épidémiologiques, cliniques et fondamentales) et les inciter à travailler ensemble.
3.2 Avoir une approche multidisciplinaire, intégrée, inscrite dans la perspective de santé des populations et adaptée à l’évolution de la problématique, afin de couvrir les différentes facettes que soulèvent l’infection au VIH, l’hépatite C et les maladies infectieuses opportunistes ou transmissibles sexuellement reliées au VIH.
3.3 Développer une synergie avec les acteurs des différents secteurs (académique, clinique, hospitalier, communautaire et gouvernemental).
3.4 Servir de levier pour obtenir des fonds auprès d’autres organismes subventionnaires et soutenir des activités structurantes.
3.5 Assurer le transfert des connaissances entre les travaux de recherche et la pratique; adopter une approche transductionnelle.

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4. OBJECTIFS
4.1 Développer une synergie entre les domaines psychosocial, épidémiologique, clinique, fondamental de même qu’avec la santé publique et favoriser une interface entre les différents domaines de recherche.
4.2 Développer des infrastructures qui facilitent la recherche.
4.3 Assurer le transfert et la diffusion des connaissances et du savoir-faire.
4.4 S'engager avec les autorités responsables dans les débats d'actualité.

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5. PARTENARIAT
5.1 Favoriser les échanges entre les chercheurs et la mise en place de réseaux multidisciplinaires.
5.2 Développer des partenariats financiers au sens entendu par le FRSQ.

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6. AXES DE RECHERCHE
6.1 Les axes de recherche développés par le Réseau sont débattus par le comité exécutif et choisis selon l’évolution de la problématique.
6.2 Le Réseau développe des axes de recherche multidisciplinaires, décrits dans le programme de recherche soumis au FRSQ tous les quatre ans, dans le cadre du renouvellement du Réseau.
6.3 Chaque axe de recherche s’inscrit dans le cadre du mandat et des objectifs du Réseau.

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7. MEMBRES
7.1 Recrutement des membres
Les chercheurs qui souhaitent devenir membres soumettent leur curriculum vitae et les preuves d’obtention de subventions au comité exécutif qui, le cas échéant, approuve leur candidature et détermine leur statut au sein du Réseau.
Chaque demande doit être soutenue par les collaborateurs présumés au sein du Réseau de même que par le directeur d’axe concerné.
L’absence de toute activité scientifique ou de contribution au sein du Réseau pour une période de 24 mois annule l’adhésion du chercheur.
7.2 Statut des membres
Tous les membres doivent œuvrer principalement dans un des axes du Réseau.
Chercheur régulier : Un chercheur régulier est un chercheur autonome selon la définition du FRSQ. Il est récipiendaire à titre de chercheur principal ou de co-chercheur, d'une subvention de recherche en cours, ou obtenue dans les deux dernières années. Les fonds doivent avoir été octroyés par un organisme reconnu par le FRSQ.
Chercheur associé : Un chercheur associé n’a pas obtenu de subvention de recherche par un organisme reconnu par le FRSQ ou en a obtenu auprès d’organismes non-reconnus. Le chercheur associé ne peut pas recevoir directement des fonds du Réseau; il collabore avec un chercheur régulier.
Chercheur invité : Un chercheur invité est un chercheur autonome hors réseau ou hors Québec qui participe pour une période donnée à un projet subventionné par le Réseau, en collaboration avec un chercheur régulier.
Étudiant affilié : Un étudiant affilié est un stagiaire post-doctoral ou un étudiant gradué travaillant sous la supervision d’un chercheur régulier.
Membre observateur : Un membre observateur reçoit l'information diffusée par le Réseau.
Restrictions des privilèges des membres : Seuls les chercheurs réguliers peuvent recevoir des subventions et avoir des fonctions administratives. Les étudiants, les chercheurs invités et les membres observateurs n’ont pas accès aux infrastructures sans la supervision d’un chercheur régulier. Ils n’ont pas le droit de vote aux assemblées générales.
Changement de statut : Le statut d’un membre peut changer selon son cheminement professionnel.

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8. RESSOURCES
8.1 Les ressources matérielles sont constituées par des équipements, services, données, spécimens, subventionnées dans le cadre des objectifs du Réseau et placées sous la responsabilité d’un chercheur.
8.2 Les chercheurs peuvent obtenir de l’aide ponctuelle (ressources humaines) auprès de la coordination en faisant la demande aux directeurs d’axe.
8.3 Les ressources financières représentent le budget disponible, octroyé pour les infrastructures définies dans le programme de recherche du Réseau.

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9. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
9.1 Généralités : La direction pilote le Réseau avec le soutien du comité exécutif formé, entre autres, des directeurs d’axe.
9.2 Direction scientifique (directeur et co-directeur, le cas-échéant)
9.2.1 Nomination : Après consultation auprès de l’assemblée des chercheurs, le choix de la direction est soumis au FRSQ pour approbation. Le mandat de la direction est de quatre ans, conformément aux règlements du FRSQ, renouvelable une seule fois.
9.2.2 Recherche, développement
Assurer le leadership nécessaire au dynamisme du Réseau, à la participation active de ses membres, à la pertinence et à la qualité scientifique de ses activités, tel que stipulé dans les règlements du FRSQ.
Développer une vision de la recherche à court, moyen et long terme afin d’adapter les infrastructures soutenues par le Réseau à la problématique du SIDA, de l’hépatite C et des maladies infectieuses opportunistes ou transmissibles sexuellement reliées au VIH.
Veiller à l’atteinte des objectifs définis dans le programme de recherche.
9.2.3 Partenariat
Veiller à ce que le Réseau soutienne des infrastructures multidisciplinaires et multicentriques et au développement de collaborations au sein des axes de recherche, et entre les axes. Veiller à multiplier et soutenir les interactions et les collaborations entre les chercheurs au sein des axes de recherche, entre les axes et avec des chercheurs hors Réseau, le cas échéant.
Faire la promotion d’un réseautage des milieux de la recherche, des laboratoires et des infrastructures du Réseau.
Veiller à respecter le mandat de «levier financier» du Réseau.
Veiller à initier la création de partenariats, au sens défini par le FRSQ, à leur développement et à leur durabilité.
9.2.4 Transfert des connaissances et promotion
Veiller au rayonnement scientifique du Réseau sur la scène nationale et internationale, tel que défini dans les règlements du FRSQ.
La direction est le principal intervenant pour créer des liens entre les différents acteurs, issus du milieu académique, clinique, hospitalier, communautaire et gouvernemental.
9.2.5 Administration
Assurer la transparence, l’efficacité et l’équité dans l’allocation et l’utilisation des fonds consentis au Réseau et être imputable de ses décisions auprès du Conseil d’administration du FRSQ, tel que défini dans les règlements du FRSQ.
S’assurer que les fonds octroyés aux chercheurs sont administrés de façon responsable et en conformité avec les objectifs initiaux des projets soumis.
Développer des partenariats favorisant un financement externe du Réseau.
Soumettre au FRSQ les rapports d’étape, le programme de recherche ou tout autre document exigé.
Présider le comité exécutif et l’assemblée générale.
Superviser les travaux des membres du comité exécutif et ceux de la coordination.
9.3 Directeur d’axe
9.3.1 Nomination : Les directeurs d’axe qui succéderont à ceux déjà en place sont nommés par le comité exécutif.
9.3.2 Recherche, développement et partenariat
Veiller au dynamisme de l’axe et à l’atteinte des objectifs définis dans le programme de recherche.
Susciter des projets de recherche multicentriques et multidisciplinaires et stimuler les collaborations entre les chercheurs de son axe et les autres axes, le cas échéant.
Superviser et stimuler les travaux des équipes de développement de projet afin d’obtenir des fonds auprès d’organismes de pairs reconnus par le FRSQ pour assurer la pérennité financière de projets basés sur les infrastructures du Réseau.
Faire la promotion de publications communes.
9.3.3 Transfert de connaissances et promotion
Faciliter l’échange et le partage d’information sur les infrastructures disponibles.
Organiser des symposiums et des journées scientifiques.
Avoir un rôle de mentor à l’égard des chercheurs associés et des étudiants affiliés.
Encourager le recrutement d’étudiants affiliés et de nouveaux membres.

9.3.4 Administration
Organiser au moins une réunion annuelle pour ses membres.
Siéger sur le comité exécutif.
Soumettre à la direction, à la fin de l'année budgétaire, un rapport scientifique sur les activités de son axe.
Soumettre au comité exécutif des recommandations pour la répartition budgétaire des fonds de son axe.
Être imputable devant le comité exécutif de l’utilisation des fonds par ses chercheurs.
Le directeur d’axe peut inscrire au registre des fonds de recherche de son centre 50% de la subvention reçue du FRSQ pour l'ensemble de l’axe de recherche.
9.4 Comité exécutif
9.4.1 Nomination : Les membres du premier comité exécutif sont nommés par la direction après consultation des membres, à l’exception du représentant des Services de lutte contre les infections transmissibles sexuellement et par le sang (SLITSS). Les remplacements des membres au sein du comité exécutif et les candidatures proposées sont examinés par les membres du comité exécutif en place.
9.4.2 Composition et sessions
Le comité exécutif est composé de la direction, des directeurs d’axe, du responsable du partenariat et d’un représentant des SLITSS à titre de membre observateur.
Le comité exécutif se réunit au minimum, 6 fois par année, physiquement ou par téléconférence.
En cas d’absence, les membres du comité exécutif ne peuvent pas être remplacés.
Une absence non-motivée à deux réunions consécutives peut justifier que le comité exécutif demande le remplacement d’un membre.
9.4.3 Recherche, développement et partenariat
S’assurer de l’atteinte des objectifs du programme de recherche.
Proposer des priorités de recherche et de nouvelles infrastructures multicentriques et multidisciplinaires; développer les axes de recherche en conséquence.
Favoriser la création d’activités scientifiques et académiques visant l’interaction entre les axes et le développement de partenariat.
Être attentif aux demandes du secteur de la santé et identifier les problèmes cliniques à résoudre.
Favoriser l’utilisation des ressources du réseau parmi les membres; analyser les demandes du comité de banques de spécimens du Réseau et y répondre dans le respect des règles éthiques.
Évaluer la pertinence, l’utilisation et le potentiel de partenariats des infrastructures et projets soumis selon les critères de sélection des statuts et règlements généraux, statuer selon les connaissances scientifiques et effectuer la répartition budgétaire en conséquence.
Superviser les travaux des équipes de développement de projets et leur production de demandes de fonds.
Produire le rapport scientifique annuel, la demande de renouvellement ou tout autre document soumis au FRSQ.
9.4.4 Diffusion d’information
Faire le relevé des publications du Réseau.
Diffuser aux membres des mises à jour des activités et des ressources disponibles.
Produire et diffuser aux membres, un rapport annuel des activités scientifiques et administratives.
Diffuser aux membres toute modification aux statuts et règlements généraux approuvés par l’assemblée générale.
9.4.5 Administration
Déterminer la procédure et la fréquence de ses séances; approuver les comptes rendus.
Déterminer les politiques de fonctionnement et les critères d’allocation des fonds.
Soumettre au FRSQ la répartition budgétaire des subventions destinées aux directeurs d'axe.
Constituer tout comité ad hoc pour l’aider dans ses fonctions.
Nommer les directeurs d’axe, les membres du comité de banques de spécimens du Réseau; les membres des équipes de développement de projet et les membres de tout comité ad hoc.
Analyser la candidature des nouveaux membres et entériner leur statut, le cas échéant.
Déterminer la date et le lieu de l’assemblée générale, convoquer les membres.
Veiller à ce que les membres observent les statuts et règlements généraux.
En cas de conflit, analyser la situation et effectuer les recommandations nécessaires auprès des parties impliquées et suivre leur mise en œuvre.
9.5 Comité de banques de spécimens du Réseau
9.5.1 Nomination : Les membres du comité de banques de spécimens du Réseau sont nommés par le comité exécutif.
9.5.2 Mandat
Maintenir à jour un inventaire informatique des banques de spécimens du Réseau.
Superviser l’utilisation adéquate et transparente de l’ensemble des spécimens du Réseau.
Être imputable devant le comité exécutif.
9.5.3 Banques de spécimens
Les banques de spécimens financées par le Réseau appartiennent au Réseau et toute demande d’utilisation par un chercheur du Réseau ou hors Réseau doit être dirigée au comité de banques de spécimens.
Produire un protocole d’entente commun (MTA) aux banques de spécimens du Réseau.
Étudier les demandes des chercheurs et émettre des recommandations pour le comité exécutif en fonction des critères de sélection des projets définis dans les statuts et règlements généraux.
Veiller au suivi des demandes acceptées.
9.5.4 Propriété intellectuelle
S’assurer de la mention du Réseau dans les publications issues de recherches impliquant des membres.
Veiller à ce que la liste des noms soit complète et l’ordre des auteurs pertinent et juste dans les publications impliquant des membres dont le projet ou l’infrastructure a été financé par le Réseau.
Dans le cadre de développement de produits dérivés ou de brevets financés impliquant des membres, veiller à ce que les intérêts du Réseau soient protégés selon les règles en vigueur dans les institutions concernées.
9.6 Équipes de développement de projets
9.6.1 Nomination : Les membres des équipes de développement de projets sont nommés par le comité exécutif.
9.6.2 Mandat
Produire des demandes de fonds permettant d’assurer la pérennité et l’autonomie financière de projets initialement financés par le Réseau et pertinents pour ce dernier.
Être imputable devant le comité exécutif.
9.6.3 Responsabilités
Élaborer des protocoles de projets multicentriques et multidisciplinaires réunissant plusieurs axes.
Rechercher des sources de financement visant à favoriser le partenariat.
Assurer la progression scientifique des projets de recherche.
9.7 Membres
9.7.1 Privilèges
Les membres bénéficient des ressources du Réseau selon les dispositions et restrictions des statuts et règlements généraux.
Les membres peuvent soumettre une demande de financement selon les dispositions, restrictions et critères de sélection des statuts et règlements généraux.
Les chercheurs réguliers peuvent obtenir un rôle administratif selon les critères de nomination des statuts et règlements généraux.
Les chercheurs réguliers et associés ont le droit de vote à l’assemblée générale.
9.7.2 Obligations
Fournir toutes les données requises et nécessaires à son fonctionnement : mise à jour des publications, curriculum, documentation des octrois de recherche, rapports d’étape et tout autre document requis.
Participer au développement des axes de recherche. Deux absences injustifiées aux réunions d’axes, et/ou aux assemblées générales, entraînent le retrait du chercheur comme membre.
Tout récipiendaire doit dépenser la subvention octroyée tel qu’indiqué dans la description de l’infrastructure ou du projet soumis.
Tout utilisateur des banques de spécimens doit se soumettre aux exigences du comité de banques de spécimens du Réseau.
9.8 Coordination
Veiller à l’organisation générale du Réseau et à l’application des décisions de la direction et du comité exécutif.
Soutenir les directeurs d’axe dans leurs fonctions.
Offrir le soutien organisationnel et la coordination adéquate au comité de banques de spécimens du Réseau, aux équipes de développement de projets ou à tout autre comité ad hoc.
Assumer le suivi budgétaire de la subvention générale accordée annuellement au Réseau.
Produire tous les documents pertinents au bon fonctionnement du Réseau.
Rechercher et générer de l’information pertinente pour les membres; la diffuser.
9.9 Assemblée des chercheurs
9.9.1 Composition, quorum, vote, session
L’assemblée générale est composée de l’ensemble des membres. Elle est présidée par la direction.
La présence de vingt-cinq pour cent (25%) du nombre des membres votants constitue le quorum de l’assemblée générale.
Seuls les chercheurs réguliers et associés ont le droit de vote. Chaque vote est pris à la majorité plus une voix.
L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an. Toute assemblée générale régulière est convoquée au moins quinze (15) jours ouvrables avant sa tenue par un avis écrit du comité exécutif.
9.9.2 Mandat
Collaborer à l’identification d’orientations de recherche et contribuer à la vitalité du Réseau.
Adopter, modifier ou abroger les statuts et règlements généraux.
Statuer sur toute modification des structures proposée par l’assemblée générale ou le comité exécutif ou celles qui découlent de changements de politiques ou de programmes internes au FRSQ.

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10. CRITÈRES DE SÉLECTION DES PROJETS ET INFRASTRUCTURES
Les critères de sélection s’appliquent aux demandes de subvention et d’utilisation des ressources.
10.1 Subvention globale : Le FRSQ octroie chaque année une subvention globale au Réseau pour une période allant du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
10.2 Subventions octroyées par le réseau : Selon les critères du FRSQ, le Réseau octroie des subventions pour :

  1. 1) Coordination et diffusion;
  2. 2) Soutien aux infrastructures;
  3. 3) Soutien à la formation;
  4. 4) Étude de faisabilité et;
  5. 5) Subvention de démarrage ou de parachèvement d’un projet.

10.3 Critères de sélection
Valeur scientifique et faisabilité du projet; unicité du projet.
Pertinence en regard des objectifs du programme de recherche et de l’état de situation de la problématique scientifique.
Réalisme du budget et de l’échéancier.
Approche multicentrique et multidisciplinaire.
Potentiel prévisible de productivité scientifique à long terme.
Importance du réseautage et du partenariat, dans le Réseau et hors Réseau.
Plan de financement pour assurer la pérennité.
10.4 Critères de renouvellement
Le renouvellement d’une subvention n’est pas automatique. Il se fait annuellement, le cas échéant, suite à l’étude du rapport d’étape selon les critères suivants :
Résultats de recherche et planification de nouveaux objectifs.
Capacité de réseautage dans le Réseau et hors Réseau.
Fonds disponibles et en attente.
Rayonnement des résultats scientifiques.
10.5 Modalités d’octroi
Les versements de fonds sont effectués selon les règlements du FRSQ. Les fonds attribués aux chercheurs individuels sont regroupés en subventions d’axe octroyées nominalement aux directeurs d’axe.
Le comité exécutif retient 10% de la subvention octroyée, montant qui sera versé après réception des rapports scientifique et financier.
Les fonds non-dépensés ne peuvent pas être reportés l’année suivante sauf dans des circonstances exceptionnelles et après acceptation préalable du comité exécutif.

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